Huishoudelijk Reglement

Huishoudelijk Reglement WMO-raad Druten (vastgesteld in plenaire vergadering d.d. 1 juni 2016).

Artikel 1. Begripsbepalingen

Reglement : Reglement WMO-raad gemeente Druten, zoals dit is vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Druten.

WMO-raad : de WMO-raad, ingesteld op grond van het Reglement.

Dagelijks Bestuur: Dagelijks Bestuur van de WMO-raad.

Leden:  personen, benoemd op grond van het Reglement.

Overleg : het bestuurlijk overleg tussen de gemeente en de WMO-raad op grond van het Reglement

Artikel 2. Samenhang met het Reglement

De bepalingen uit dit huishoudelijk reglement moeten in samenhang worden gezien met het Reglement. Indien blijkt dat het huishoudelijk reglement strijdig is met Reglement, prevaleert het Reglement.

Artikel 3. Naam

De raad draagt de naam: WMO-raad gemeente Druten.

Artikel 4. Plenaire vergadering

  1. De WMO-raad vergadert minimaal zes (6) keer per jaar en voorts zo vaak als de voorzitter dit nodig oordeelt of door ten minste 3 leden met opgaaf van redenen aan de voorzitter wordt gevraagd. De voorzitter bepaalt tijd en plaats van de vergadering.
  2. Het dagelijks bestuur overlegt ter voorbereiding van de vergadering van de WMO-raad met de gemeente (ambtelijk overleg). Indien de WMO-raad dit nodig acht, wordt deze vergadering tevens bijgewoond door een of meer andere leden van de WMO-raad.
  3. de leden nemen deel aan de vergaderingen zonder last of ruggenspraak.
  4. Leden van de WMO-raad kunnen het dagelijks bestuur verzoeken een punt op de agenda te plaatsen.
  5. De WMO-raad kan bepaalde personen, vanwege hun deskundigheid op een bepaald terrein, verzoeken de vergadering bij te wonen als adviseur. Deze adviseur heeft geen stemrecht.

Artikel 5. Besluitvorming en quorum

  1. Tenzij dit reglement anders bepaalt, besluit de WMO-raad bij meerderheid van stemmen in een vergadering waarin tenminste de helft plus één van het totaal aantal leden aanwezig is.
  2. Indien een vergadering, op grond van het bepaalde in het eerste lid, niet doorgaat, wordt een nieuwe vergadering uitgeschreven. Deze vindt uiterlijk plaats in de derde week na de afgelaste vergadering. Deze vergadering wordt gehouden ongeacht het aantal aanwezige leden.
  3. Over zaken wordt mondeling en over personen wordt schriftelijk gestemd. De vergadering kan besluiten om van deze regel af te wijken.
  4. Wanneer de stemmen staken wordt het voorstel in de eerstvolgende vergadering opnieuw ingeleid en in stemming gebracht. Wanneer de stemmen dan opnieuw staken, dan beslist de voorzitter.
  5. Verkiezing van personen geschiedt schriftelijk. Als er bij een stemming van personen geen meerderheid wordt verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen met de meeste stemmen. Indien de stemmen dan staken, beslist het lot.

Artikel 6. Openbaarheid

  1. De vergadering zijn (in beginsel) openbaar. De WMO-raad kan op voorstel van het dagelijks bestuur besluiten (een gedeelte van) de vergadering achter gesloten deuren te houden.
  2. Plaats, tijd en agenda van de vergadering van de WMO-raad worden tenminste vijf dagen voor aanvang van de vergadering op de website van de WMO-raad geplaatst, ter kennis van de lokale media gebracht  en aan de gemeente meegedeeld. De gemeente kan deze aankondiging meenemen in hun mededelingen in de lokale pers.
  3. Inwoners van de gemeente Druten en andere belanghebbenden kunnen bij de onafhankelijk secretaris een schriftelijk verzoek indienen om onderwerpen te agenderen. Het dagelijks bestuur besluit over het al of niet agenderen. Een afwijzing wordt gemotiveerd ter kennis gebracht in de vergadering van de WMO-raad en aan verzoeker.
  4. Inwoners van de gemeente Druten en andere belanghebbenden wordt gelegenheid geboden tot inspraak over een geagendeerd onderwerp. Tot een half uur voor de vergadering kunnen insprekers zich melden bij de voorzitter. Deze beslist of, en zo ja, hoe lang de inspreker het woord mag voeren. Weigering gebeurt gemotiveerd.

Artikel 7. Werkwijze van het dagelijks bestuur

  1. De voorzitter, vice-voorzitter, de penningmeester en een of twee bestuursleden vormen het dagelijks bestuur. De secretaris is onafhankelijk aangesteld en heeft als zodanig geen stemrecht.
  2. De leden van het dagelijks bestuur worden benoemd voor een periode van 3 jaar, waarna ze herbenoembaar zijn.
  3. De leden van het dagelijks bestuur kunnen tussentijds aftreden.
  4. De WMO-raad kan plaatsvervangers aanwijzen voor de functie van penningmeester.
  5. De WMO-raad kan bij slecht functioneren van een lid van het dagelijks bestuur gemotiveerd besluiten om diens functie te doen beëindigen. In het geval van de voorzitter of de onafhankelijk secretaris zal ze deze bij slecht functioneren, eveneens gemotiveerd, voor ontslag voordragen aan de gemeente.
  6. Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als het dit nodig vindt. Het vergadert in ieder geval vóór een vergadering van de WMO-raad met het doel deze vergadering voor te bereiden.

Artikel 8. Taken van het Dagelijks Bestuur

  1. Het dagelijks bestuur roept regelmatig, maar tenminste zesmaal per kalenderjaar, de leden van de WMO-raad in vergadering bijeen.
  2. Behoudens spoedeisende gevallen, zulks ter beoordeling van het dagelijks bestuur, zal de oproep schriftelijk of per E-mail tenminste 5 dagen voor de vergadering worden toegezonden met een agenda met, zo nodig, een toelichting op de onderwerpen die zullen worden behandeld.
  3. In spoedeisende gevallen legt het dagelijks bestuur de leden schriftelijk of telefonisch haar opvattingen voor en neemt een besluit, rekening houdend met de consultatie. Het besluit wordt in de eerstvolgende vergadering van de WMO-raad geagendeerd en verantwoord.
  4. Het dagelijks bestuur zorgt voor het uitvoeren van de besluiten van de WMO-raad.
  5. Het dagelijks bestuur stelt jaarlijks een activiteitenplan op, dat uiterlijk in de maand oktober van elk kalenderjaar voor behandeling en goedkeuring wordt voorgelegd aan de WMO-raad.
  6. Het dagelijks bestuur legt en onderhoudt contacten met de gemeente, relevante organisaties en politieke partijen.
  7. Er is een rooster van aftreden voor o.a. leden van het dagelijks bestuur dat er in voorziet dat voorzitter, de vice-voorzitter en penningmeester niet gelijktijdig zullen aftreden. (bijlage 1)
  8. Bij tussentijds aftreden worden nieuwe leden benoemd voor de resterende periode van het vertrekkende lid

Artikel 9. Taken van de voorzitter

  1. De voorzitter zit de vergaderingen van de WMO-raad voor.
  2. De voorzitter verspreidt relevante informatie vanuit extern overleg tijdens de plenaire vergadering.
  3. De voorzitter ziet er op toe dat besluiten van de WMO-raad worden geeffectueerd,.
  4. De voorzitter vertegenwoordigt de WMO-raad in en buiten rechte.

Artikel 10. Taken van de onafhankelijk secretaris

  1. Secretariële ondersteuning, waaronder verslaglegging van de vergaderingen, opstellen vergaderrooster en het verzorgen van correspondentie zoals adviesbrieven;
  2. Inhoudelijk voorbereiden van WMO agendapunten en verzamelen van relevante informatie, opmaken en verzenden van de agenda en stukken aan WMO-leden, wethouder en gemeentelijk aanspreekpunt na overleg met de voorzitter WMO-raad;
  3. Verantwoordelijk voor de correspondentie en het beheer van de WMO-email;
  4. Verantwoordelijk voor de archivering;
  5. Onderhouden van de website van de WMO-raad;
  6. Actueel houden van Portaal en regelen toegang tot Portaal voor WMO-leden;
  7. Signaleren van (beleids)ontwikkelingen binnen de WMO en andere relevante wetgeving;
  8. Verzamelen, interpreteren en distribueren van informatie met betrekking tot ontwikkelingen en regelgeving op het gebied van de WMO en andere relevante wetgeving met betrekking tot de aangeboden stukken;
  9. Bewaken van procedures en naleving van de WMO en andere relevante wetgeving,
    het WMO reglement en de tijdige afdoening van acties en gemaakte afspraken tussen WMO- raad en gemeente;
  10. Samenstellen van jaarverslag;
  11. Bijdragen aan communicatie en PR doelen van de WMO-raad;
  12. Organiseren van scholing;
  13. Wisselingen in WMO-raad voorbereiden en uitvoeren:

            – adresgegevens en emailgegevens bijwerken

Artikel 11. Taken van de penningmeester

  1. De penningmeester beheert de financiële middelen van de WMO-raad. Het budget hiervoor wordt beschikbaar gesteld door de gemeente Druten. Relevante facturen worden door de penningmeester van een akkoordverklaring voorzien en bij de gemeentelijke contactpersoon ingediend.
  2. De penningmeester verzorgt de boekhouding van de WMO-raad en de archivering daarvan.
  3. De penningmeester is bevoegd tot het doen van uitgaven of het aangaan van verplichtingen binnen de door de WMO-raad goedgekeurde begroting.
  4. De penningmeester stelt jaarlijks voor het volgende kalenderjaar, uiterlijk in de maand april een begroting op en legt deze ter goedkeuring voor aan de WMO-raad. De goedgekeurde begroting wordt vóór 1 mei ingediend bij het college.
  5. De WMO-raad benoemt uit haar midden een kascontrolecommissie, die uiterlijk in de maand april de staat van inkomsten en uitgaven op hun doelmatigheid en correctheid controleert. De kascontrolecommissie bestaat uit twee personen en een reserve-lid. Elk jaar treedt één van de leden na gedane kascontrole af en wordt vervangen door het reserve-lid. Jaarlijks wordt een nieuw reserve-lid benoemd.
  6. De penningmeester doet jaarlijks na afloop van het kalenderjaar, uiterlijk in de maand april, verslag van het financiële beheer.

Artikel 12. Taken van de vice-voorzitter

Bij afwezigheid of ontstentenis van de voorzitter, treedt de vice-voorzitter op als diens plaatsvervanger en neemt diens taken waar. De vice-voorzitter is tevens lid van het dagelijks bestuur.

Artikel 13. Vergoedingen

1.a. De leden van de WMO-raad ontvangen per bijgewoonde plenaire vergadering een onkostenvergoeding. De onkostenvergoedingen worden door het college van burgemeester en wethouders vastgesteld. (bijlage 2).

1.b. Indien meer vergaderingen als genoemd in artikel 4, lid 1 nodig worden geacht, zullen daarvan maximaal 2 vergaderingen voor overeenkomstige onkostenvergoeding als bij het vorige lid in aanmerking komen, ten laste van het eigen WMO-budget.

1.c. Voor bijgewoonde werkgroepvergaderingen als genoemd in artikel 16, lid 1 van dit reglement komen jaarlijks per WMO-lid maximaal 5 overleggen in aanmerking voor een onkostenvergoeding van € 15,– per vergadering en ten laste van het eigen WMO-budget.

  1. Voor elke bijgewoonde vergadering waar men namens of vanwege de WMO-raad aanwezig is, kan door het lid van de WMO-raad een kilometervergoeding en eventuele parkeerkosten worden gedeclareerd, zoals dat bij de gemeenten geldt .
  2. In overleg met de onafhankelijk secretaris verantwoordt en declareert de penningmeester jaarlijks in de maand januari de totale presentiegelden voor de individuele WMO-leden bij de gemeente Druten.

4.Overige onkosten en vergoedingen worden door de leden middels het daarvoor bestemde declaratieformulier ingediend bij de penningmeester.

Artikel 14. Werkwijze van de WMO-raad

  1. De WMO-raad houdt zich op de hoogte van relevante zaken door het onderhouden van contacten met (groepen uit) de bevolking.
  2. De WMO-raad kan een meldpunt van klachten over WMO gerelateerde onderwerpen oprichten.
  3. De WMO-raad verzorgt zo nodig voorlichting en publiciteit rond relevante onderwerpen.
  4. De WMO-raad brengt gevraagd en ongevraagd advies uit aan burgemeester en wethouders van de gemeente Druten en eventueel aan de gemeenteraad van deze gemeente.

Artikel 15. Vergaderdiscipline

  1. Bij aanvang van de vergadering geeft de voorzitter de aard van de vergadering aan en gaat na, in geval van stemming, hoeveel stemmen aanwezig zijn. Er wordt vergaderd aan de hand van een van tevoren opgestelde agenda.
  2. Een centraal element in het voorzitterschap is de ordehandhaving in de vergadering.
  3. De orde in een vergadering kan worden verstoord door toehoorders, maar ook door een raadslid.
  4. In het eerste geval is de voorzitter bevoegd deze ordeverstoorders en zo nodig andere toehoorders uit de vergadering te laten verwijderen.
  5. De voorzitter is tevens bevoegd een raadslid dat de orde verstoort, het woord te ontnemen, zijn inbreng in het verslag te schrappen en het raadslid zo nodig te laten verwijderen uit de vergadering voor de rest van de vergadering.

Artikel 16. Instelling van werkgroepen

  1. De WMO-raad kan besluiten tot het instellen van werkgroepen. Een werkgroep behandelt een of meerdere werkvelden.
  2. Een werkgroep kan bestaan uit leden van de WMO-raad en/of uit personen op grond van hun deskundigheid.
  3. In elke werkgroep heeft minimaal één lid van het dagelijks bestuur zitting.
  4. Bij het instellen van een werkgroep worden tussen WMO-raad en de werkgroep afspraken gemaakt over de periode waarbinnen de werkgroep zijn taak zal uitvoeren en over de ter beschikking te stellen middelen.
  5. Een werkgroep rapporteert aan de WMO-raad.

Artikel 17. Werving en selectie van leden

  1. De WMO-raad werft nieuwe leden voor de WMO-raad door:
  2. Het verspreiden van een oproep voor kandidaten via de eigen website, de gemeentepagina en een of meerdere huis-aan-huis-bladen.
  3. Het benaderen van geschikte kandidaten met het verzoek zich als kandidaat beschikbaar te stellen.
  4. Verder alle middelen, die een zo breed mogelijke werving mogelijk maken.
  5. Een commissie uit de WMO-raad voert een gesprek met de kandidaten om de geschiktheid te beoordelen. Bij de keuze van de kandidaat wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met deskundigheid op het terrein van de verschillende terreinen, welke de WMO omvat.
  6. De commissie doet een voordracht tot benoeming aan de WMO-raad, welke de definitieve voordracht voor de kandidaat bepaalt.
  7. De geselecteerde kandidaat wordt gevraagd in te stemmen met een voordracht.
  8. De geselecteerde kandidaat wordt vervolgens voor benoeming voorgedragen aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente.

Artikel 18. Vertrouwelijkheid en nevenfuncties

  1. De leden van de WMO-raad zijn verplicht tot geheimhouding van alle aangelegenheden, die zij in hun hoedanigheid vernemen en waarvan zij het vertrouwelijke karakter moeten begrijpen.
  2. Van de leden van de WMO-raad is een overzicht aanwezig van nevenfuncties van de leden. Dit overzicht wordt periodiek geactualiseerd en gearchiveerd door de onafhankelijk secretaris. (bijlage3.)

Artikel 19. Schorsing en ontslag

1.Buiten het gestelde in artikel 4, lid 10 van het “Reglement WMO-raad Druten” eindigt het lidmaatschap van de WMO-raad:

  1. Door het aanvaarden van een onverenigbare betrekking als genoemd in artikel 4, lid 5 van het Reglement;
  2. Bij disfunctioneren als WMO-raadslid. Disfunctioneren wordt in principe vastgesteld in een (besloten deel van) plenaire vergadering.
  3. Indien een WMO-raadslid zich niet gedraagt, zoals dat uit hoofde van zijn functie verwacht mag worden, zal deze door de voorzitter op zijn gedrag worden aangesproken.
  4. Indien het gedrag van een WMO-raadslid inbreuk maakt op het belang, cq. het aanzien van de WMO-raad, of tegen het WMO-raadslid een strafrechtelijke vervolging is ingesteld wegens misdrijf, wordt betrokkene geschorst en uitgesloten van deelname aan verdere bijeenkomsten van de WMO-raad.

4.Ingeval van schorsing als genoemd in lid 3 zal de WMO-raad het college van burgemeester en wethouders aanbevelen het lidmaatschap van betrokkene vervallen te verklaren.

Artikel 20. Slotbepaling

  1. In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het dagelijks bestuur.
  2. Een afschrift van het reglement wordt aan  burgemeester en wethouders van de gemeente Druten ter kennisgeving aangeboden.
  3. Bij wijziging van het Reglement zal de WMO-raad dit huishoudelijk reglement zo nodig aanpassen.
  4. Bij wijziging van het Huishoudelijk Reglement is artikel 5, lid 3 en 4 van toepassing.

Vastgesteld in de vergadering van de WMO-raad van ……..

Voorzitter:

Secretaris:

Bijlage:

Onderwerp:

HHR artikel :

Gewijzigd dd.:

1

Rooster van aftreden

Art. 8, lid 7

20160420

2

Besluit B&W onkostenvergoedingen WMO-raad

Art. 13, lid 1a

 

3

Lijst van nevenfuncties

Art. 18,lid 2

 

Bijlage 1

Rooster van aftreden.

Bijlage 2:

2

Besluit B&W onkostenvergoedingen WMO-raad

Art. 13, lid 1a

 
  • Secretariaat: jaarvergoeding onafhankelijk secretaris (eigen WMO-budget)         €  1.500,–
  • Voorzitter WMO-raad jaarvergoeding (gemeente-begroting)                                  €     200,–
  • Plenaire vergadering: jaarlijks maximaal 6 per WMO-lid* (gemeente-begroting)   €       50,–

*) de voorzitter is tevens WMO-raadslid.

Bijlage 3:

Lijst van nevenfuncties.

Ontworpen door MARIANYDESIGN.